En tant qu’employeur, vous pouvez octroyer à vos travailleurs qui prestent régulièrement depuis leur domicile une indemnité forfaitaire exonérée d’impôts et de cotisations ONSS. Mais avant de vous lancer, mieux vaut lire attentivement ce qui suit.

Travail à domicile régulier
Aux travailleurs qui prestent régulièrement depuis leur domicile, l’employeur peut accorder une indemnité de télétravail couvrant les frais engendrés par cette organisation. Pensez à l’électricité, au chauffage, à l’eau, mais aussi à l’utilisation d’un espace de bureau à domicile, au mobilier, au matériel de bureau et de papeterie, à l’assurance, à l’entretien, au café, etc.

La notion de « régulier » a été clarifiée depuis la crise du Covid, lorsque le télétravail est devenu la norme : en moyenne un jour par semaine, calculé sur une base mensuelle. Cela peut donc correspondre à une journée entière par semaine, deux demi-journées, deux heures par jour, ou encore une semaine complète par mois. Et ce, évidemment, pendant les heures de travail normales.

Montant
Le montant maximum qu’un employeur peut octroyer est révisé chaque trimestre. Depuis le 1er mars 2025, il est fixé à 157,83 € par mois. Comme il s’agit d’une indemnité de frais et non de rémunération, ce montant est totalement exonéré d’impôts et de cotisations ONSS.

Pas obligatoire, mais systématique
Le paiement d’une indemnité de télétravail n’est pas obligatoire. L’employeur reste libre de la prévoir ou non. S’il ne la verse pas, il doit toutefois s’assurer, en cas de télétravail structurel, que le travailleur dispose de l’équipement et de la connexion nécessaires pour effectuer son travail correctement.

Si vous choisissez de payer une indemnité, elle ne doit pas nécessairement atteindre le montant maximum. Par contre, le fisc et l’ONSS exigent que tous les travailleurs occupant une même fonction bénéficient de la même indemnité. Vous pouvez différencier entre fonctions, mais pas entre personnes dans une fonction identique. Pour les travailleurs à temps partiel, la règle d’un jour par semaine et le montant maximum restent identiques. La proratisation n’est pas imposée, même si elle reste possible.

Indemnités complémentaires
En plus des frais de bureau, vous pouvez éventuellement octroyer :
– 20 € pour l’utilisation de l’ordinateur ou du laptop personnel,
– 20 € pour la connexion internet privée,
– 5 € par mois et par appareil (écran, imprimante, scanner), avec un plafond de 10 € par mois, non cumulable avec l’indemnité pour usage du PC personnel.

Charge de la preuve
Dans la plupart des cas, la charge de la preuve repose sur l’inspection. Mais pour les indemnités forfaitaires, c’est l’inverse : c’est à l’employeur de démontrer que le télétravail est bien effectué. N’accordez donc pas d’indemnité de télétravail à vos serveurs par exemple. Même pour un responsable ou un cuisinier qui effectue parfois des plannings ou des commandes à domicile, il faut se demander s’il consacre réellement en moyenne une journée complète par semaine à ce travail.

Il est recommandé de formaliser au maximum par écrit : une politique télétravail, la mention des jours de télétravail dans la planification, et, si possible, une mention spécifique sur la fiche de paie, ainsi qu’une annexe décrivant l’indemnité.

Si vous payez une indemnité sans frais réels correspondants – parce que le travailleur ne télétravaille pas suffisamment – il s’agit alors de « salaire déguisé ». Dans ce cas, l’indemnité n’est plus déductible comme frais professionnels et l’ONSS et l’impôt seront dus rétroactivement, avec risques d’amendes et d’intérêts.