Lorsque vous introduisez un nouveau règlement de travail ou modifiez un règlement existant, vous devrez, dans la plupart des cas, respecter la procédure prévue à cet effet. Celle-ci diffère selon que votre entreprise dispose ou non d’un conseil d’entreprise.

Relisez votre propre règlement de travail

Qu’il s’agisse d’une annexe succincte, d’une annexe plus détaillée ou d’un règlement de travail entièrement nouveau, prenez le temps de relire votre propre règlement de travail. Il contient en effet toutes les règles que vous imposez à vos collaborateurs en matière de maladie, de vacances, etc.

Vérifiez également que toutes les informations sont correctes et correspondent aux pratiques en vigueur dans votre entreprise. De nombreux secrétariats sociaux travaillent avec un document standard qui n’est pas toujours parfaitement adapté à votre situation.

Affichage et registre des observations

Si vous ne disposez pas d’un conseil d’entreprise, vous devez afficher votre nouveau règlement ou son annexe pendant quinze jours dans un endroit bien visible et accessible au personnel. Les travailleurs qui le souhaitent peuvent en demander une copie.

Durant cette période, vos travailleurs ont la possibilité de consigner leurs remarques dans un registre des observations que vous mettez à leur disposition avec le règlement.

Si votre entreprise possède plusieurs établissements, un exemplaire du règlement de travail et du registre des observations doit être affiché dans chacun d’eux.

En présence de remarques – ce qui est relativement rare –, vous n’êtes en principe pas tenu d’y donner suite. Une procédure de conciliation peut alors être engagée avec un fonctionnaire du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale. En dernier ressort, c’est la commission paritaire compétente qui tranchera. Il est donc préférable d’examiner d’abord avec vos travailleurs s’il est possible de trouver une solution à l’amiable.

Vous disposez d’un conseil d’entreprise

Si votre entreprise dispose d’un conseil d’entreprise, le projet de règlement de travail doit également être soumis à ses membres, qui doivent donner leur accord.

Dans ce cas, la procédure peut prendre sensiblement plus de temps.

Dépôt auprès de l’Inspection sociale

Si aucune remarque n’a été formulée à l’issue du délai de quinze jours, vous devez enregistrer, dans les huit jours, le règlement signé par le chef d’entreprise, accompagné du registre des observations (qu’il soit vierge ou complété), auprès du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale.

Cette formalité s’effectue en ligne via :

www.reglementdetravail.belgique.be

Sélectionnez ensuite l’option « Secteur privé sans conseil d’entreprise ».

Après quelque temps, vous recevrez normalement une confirmation de l’Inspection sociale attestant que votre règlement de travail a été enregistré. En cas de contrôle, vous devrez être en mesure de présenter ce document. Il est donc recommandé de le conserver avec votre règlement de travail.

Le règlement entre, en tout état de cause, en vigueur le quinzième jour suivant sa publication.

Conservez un exemplaire dans l’entreprise

Un exemplaire du règlement de travail doit être disponible dans chaque lieu d’occupation. Il doit être librement accessible à tous les travailleurs. Cette mise à disposition peut naturellement se faire sous format électronique.

Remettez un exemplaire à chaque collaborateur

Remettez à chaque collaborateur un exemplaire du règlement de travail, sur papier ou sous format électronique, et demandez-lui de signer un accusé de réception.

À défaut d’une telle preuve, il sera beaucoup plus difficile de sanctionner un travailleur qui ne respecterait pas certaines dispositions du règlement.

Chaque nouveau collaborateur doit recevoir un exemplaire du règlement de travail au plus tard au moment de son entrée en service.