Voert u een nieuw arbeidsreglement in of wijzigt u een bestaand reglement, dan zal u in de meeste gevallen de hiervoor voorziene procedure moeten volgen. De procedure verschilt naargelang u wel of geen ondernemingsraad hebt.

Lees uw eigen arbeidsreglement

Of het nu een beknopte bijlage, een uitgebreide bijlage of een volledig nieuw reglement gaat, neem even de tijd om zelf uw eigen arbeidsreglement door te nemen. Het bevat immers alle regels inzake ziekte, vakantie, enz… die u uw medewerkers oplegt !

Kijk ook na of alle gegevens correct zijn en overeenstemmen met de gebruiken in uw zaak. Veel sociale secretariaten werken met een standaarddocument dat misschien niet altijd aangepast is aan uw zaak.

Uithanging en opmerkingenregister

Hebt u geen ondernemingsraad, hang uw nieuwe reglement of bijlage dan gedurende vijftien dagen uit ter kennisgeving op een voor het personeel goed zichtbare plaats. Werknemers die dat wensen, mogen een kopie vragen.

Gedurende die tijd heeft uw personeel de mogelijkheid om opmerkingen te noteren in een opmerkingenregister dat u bij het reglement ter beschikking legt. Het u meerdere vestigingen, dan dient u in elke vestiging een exemplaar van het reglement en het opmerkingenregister uit te hangen.

Zijn er opmerkingen – wat niet zo heel vaak gebeurt – dan hoeft u hier in principe geen rekening mee te houden. In dat geval kan het tot een verzoeningsprocedure komen met een ambtenaar van de FOD WASO. In uiterste gevallen zal het paritair comité een uitspraak doen. Bekijk dus best steeds eerst met uw werknemers of u zelf niet tot een oplossing komt.

U hebt een ondernemingsraad

Hebt u een ondernemingsraad dan moet u daarnaast het ontwerp van uw reglement ook aan de leden van de ondernemingsraad voorstellen die zijn akkoord moet geven. In dit geval kan de procedure vaak veel langer aanslepen.

Deponeren bij de Sociale inspectie

Zijn er na afloop van deze 15 dagen geen opmerkingen, dan registreert u het door het ondernemingshoofd ondertekende document, samen mét het (al dan niet lege) opmerkingenregister binnen de acht dagen bij de FOD WASO. Dat doet u online op www.arbeidsreglement.belgie.be. U kiest hier voor “Privaat zonder ondernemingsraad”.

Na enige tijd krijgt u, normaliter, van de sociale inspectie een schrijven terug dat uw AR werd geregistreerd. Bij een inspectie moet u dit document kunnen tonen. Steek het dus best bij uw arbeidsreglement.

Het reglement treedt sowieso in werking op de vijftiende dag na de bekendmaking.

Bewaar een exemplaar van uw AR in de zaak

Bewaar een exemplaar van het arbeidsreglement op elke tewerkstellingsplaats. Het reglement moet vrij toegankelijk zijn voor uw werknemers. Dat kan uiteraard ook digitaal.

Overhandig een exemplaar van uw AR aan elke medewerker

Overhandig elke medewerker een papieren of elektronisch exemplaar van het arbeidsreglement en laat hem of haar hiervoor tekenen voor ontvangst. Zonder dit bewijs wordt het moeilijk om een werknemer te sanctioneren bij niet-naleving van bepaalde regels uit het reglement.

Elke nieuwe medewerker moet ten laatste op het moment van indiensttreding een exemplaar van het arbeidsreglement ontvangen.